Так задание от начальства получили именно вы, поэтому лучше не прибегать к помощи агентств по организации конференций, а сделать все самостоятельно. Если ваш конференц-зал способен уместить всех участников, в нем достаточно посадочных мест есть видео и звуковая аппаратура, то другого места и искать не надо.

Можно ещё организовать шведский стол, подкрепится участникам конференции, не помешает. Какие нибудь не большие канапе или бутерброды, придутся в тему. Ещё можно арендовать кофемашину , точно пригодится кофе, если лекции затянутся. Чем комфортней будет участникам, тем больше положительных мнений будет, по завершению мероприятия.

Зачем на аренду тратиться, если у вас есть свой конференц-зал. Просто приведите его в порядок, освежите, проверьте все оборудование на работоспособность. Особое внимание уделите звуку и картинке, при необходимости закупите лампы для проекторов ACER или какая у вас там модель?! Распечатайте листовки с необходимой информацией, да установите пару шведских столов с закусками и напитками. Вот и все, помещение готово к конференции.